Zona Franca Palmaseca S.A., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.
Los datos personales que Zona Franca Palmaseca S.A. solicita serán utilizados para los siguientes fines:
1. GENERALES
En este apartado, se informan las finalidades de tratamiento de los datos que se aplicarán en forma general a todo aquel que ostente la calidad de titular de un dato personal que se encuentre en las bases de datos y archivos cuyo responsable sea ZFP:
1) Dar respuesta a las peticiones, consultas, quejas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales que ha puesto a disposición ZFP.
2) Transferir los datos recolectados a los distintos procesos de ZFP cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus actividades (Contabilidad, cartera, tesorería, operaciones, entre otros)
3) Transferir o transmitir los datos personales a entidades públicas o privadas y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
2. ACCIONISTAS
El tratamiento de datos personales de ACCIONISTAS de ZFP, se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, los Estatutos Sociales y demás normas análogas o que regulen esta materia. Los datos personales captados a este grupo de interés se tratarán con base en las siguientes finalidades:
1) Creación y actualización de las bases de datos de la Compañía.
2) Efectuar el pago de dividendos.
3) Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de accionista.
4) Permitir el ejercicio de sus derechos relacionados con su participación accionaria.
5) Gestiones y comunicaciones societarias.
6) Remitir información o documentación necesaria para el correcto ejercicio del rol que desempeña en la compañía.
7) Dar cumplimiento a obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
8) Cumplimiento de controles y procedimientos previstos en el SARLAFT de la compañía incluyendo consulta en listas de información.
9) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier irregularidad aduanera, cambiaria o tributaria u operación sospechosa que se detecte dentro del desarrollo de su relacionamiento con la empresa.
10) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a los terceros que así lo requieran en el marco de procesos de debida diligencia LA/FT la información sobre accionistas y beneficiarios finales de la sociedad.
3. ADMINISTRADORES DE LA SOCIEDAD.
El tratamiento de datos personales de ADMINISTRADORES DE LA SOCIEDAD de ZFP, se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, los Estatutos Sociales y demás normas análogas o que regulen esta materia. Los datos personales captados a este grupo de interés se tratarán con base en las siguientes finalidades:
1) Creación y actualización de las bases de datos de la Compañía.
2) Cumplir decisiones judiciales, administrativas y legales relacionadas con su calidad de administrador.
3) Gestiones y comunicaciones societarias.
4) Remitir información o documentación necesaria para el correcto ejercicio del rol que desempeña en la compañía.
5) Dar cumplimiento a obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
6) Cumplimiento de controles y procedimientos previstos en el SARLAFT de la compañía incluyendo consulta en listas de información.
7) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier irregularidad aduanera, cambiaria o tributaria u operación sospechosa que se detecte dentro del desarrollo de su relacionamiento con la empresa.
8) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a los terceros que así lo requieran en el marco de procesos de debida diligencia LA/FT la información sobre administradores de la sociedad.
4. TRABAJADORES, PRACTICANTES/APRENDICES, CANDIDATOS A VACANTES Y EXTRABAJADORES.
ZFP será responsable del manejo de datos personales proporcionados por los TRABAJADORES, PRACTICANTES/APRENDICES Y CANDIDATOS A VACANTES, y de igual forma del uso y la protección de éstos. Los datos personales captados a este grupo de interés se tratarán con base en las siguientes finalidades:
1) Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante ZFP.
2) Adelantar pruebas y otras evaluaciones que se estimen convenientes con el fin de identificar la pertinencia de la contratación de la persona como trabajador de la ZFP.
3) Consultar por cualquier medio la veracidad de la información contenida en la hoja de vida o entrevista de trabajo del CANDIDATO A VACANTE, o la que suministre el TRABAJADOR en el desarrollo de la relación laboral.
4) Incorporar sus datos personales en el contrato laboral o de aprendizaje y los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma.
5) Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que ZFP cumpla sus deberes como empleador.
6) Notificar a personas autorizadas sobre emergencias ocurridas en el sitio de trabajo o con ocasión del mismo.
7) Dar respuesta a solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a ZFP, como consecuencia del vínculo laboral.
8) Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el TRABAJADOR haya previamente autorizado.
9) Alimentar las bases de datos de los sistemas de información de ZFP.
10) Atender los requerimientos que formulen las entidades de control o del sistema de seguridad social.
11) Suministrar la información correspondiente a los clientes de la compañía en cumplimiento de sus obligaciones contractuales.
12) Otorgar beneficios al empleado y a sus familiares.
13) Realizar la asignación de usuarios y contraseñas en los sistemas informáticos que requiera administrar en desarrollo de las funciones para las que fue contratado.
14) Remitir comunicaciones relacionadas con la vinculación a la compañía y sus obligaciones como trabajador.
15) Gestionar el pago de incapacidades médicas o la transcripción de las mismas en cumplimiento de la normatividad vigente.
16) Monitorear y utilizar las imágenes e información que se capte a través de sistemas de videovigilancia y Biometría con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
17) Realizar una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.).
18) Evaluar el rendimiento y resultados derivados de la relación laboral.
19) Cumplimiento de controles y procedimientos previstos en el SARLAFT de la compañía incluyendo consulta en listas de información.
20) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier irregularidad aduanera, cambiaria o tributaria u operación sospechosa que se detecte dentro del desarrollo de su relacionamiento con la empresa.
Respecto de los CANDIDATOS A UNA VACANTE, ZFP informa a éstos que sus datos personales tratados durante el proceso de selección, serán almacenados en un archivo o carpeta físico(a) y/o digital que se identificará con el nombre del titular; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la Gerencia de la empresa, por la Jefatura de Gestión Humana y por el Jefe Inmediato del cargo al cual se encuentra postulado.
ZFP conservará la información que repose en el archivo o carpeta del CANDIDATO A UNA VACANTE por un término máximo de SEIS (6) meses. Una vez finalizado el período anteriormente citado, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.
En el caso de los EXTRABAJADORES, se efectúa tratamiento con el fin de mantener un contacto para requerimiento de una labor desempeñada, certificaciones laborales, pagos a la seguridad social, soportes tributarios, y atendiendo las demás necesidades contractuales, legales o judiciales.
5. PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS DE BIENES Y/O SERVICIOS.
Los datos personales captados de los PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS de bienes y servicios se tratarán con las siguientes finalidades:
1) Recolectar, registrar, actualizar y mantener sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de PROVEEDOR O CONTRATISTA de ZFP.
2) Elaborar contratos, órdenes de compra y demás documentos legales requeridos para la regulación de la relación comercial entre ZFP y PROVEEDORES o CONTRATISTAS.
3) Analizar aspectos financieros, técnicos y de cualquier otro tipo que permita a ZFP, identificar la capacidad de cumplimiento del PROVEEDOR O CONTRATISTA.
4) Expedir certificaciones comerciales previa solicitud de PROVEEDORES o CONTRATISTAS.
5) Desarrollar y aplicar a procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización o propuestas comerciales, y/o adjudicación de contratos.
6) Convocar al PROVEEDOR O CONTRATISTA para que asista a eventos o reuniones de interés comercial organizadas por ZFP o entidades adscritas al gremio.
7) Gestionar los datos del PROVEEDOR o CONTRATISTA para efectuar los procesos de pago de facturas y cuentas de cobro presentadas a ZFP
8) Registrar los datos personales de PROVEEDORES y CONTRATISTAS en los sistemas de información de ZFP y sus bases de datos.
9) Supervisar el ingreso de los trabajadores de PROVEEDORES O CONTRATISTAS a las instalaciones de ZFP para ejecutar actividades contratadas, así como también verificar el pago de la seguridad social de estos trabajadores por parte de PROVEEDORES y CONTRATISTAS en su condición de empleadores.
10) En cualquier tiempo, consultar, reportar, procesar, solicitar y divulgar en las bases de datos de Centrales de Riesgo, incluidas, pero sin limitarse a DATACRÉDITO, CIFIN o cualquier operador que maneje o administre bases de datos con los mismos fines, toda la información relevante al desempeño como deudor, capacidad de pago, viabilidad para entablar o mantener una relación contractual, el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones y deberes económicos o patrimoniales adquiridos con ZFP.
11) Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con EL PROVEEDOR o CONTRATISTA.
12) Gestionar los datos del PROVEEDOR o CONTRATISTA para efectuar las reclamaciones a que hubiere lugar por incumplimiento en sus obligaciones contractuales y legales. Estas reclamaciones se podrán hacer ante el PROVEEDOR o CONTRATISTA o ante la compañía aseguradora con quien se hayan contratado las pólizas de garantía que amparen las obligaciones presentes en la relación comercial o contractual.
13) Transferir información a las autoridades administrativas que así lo requieran en razón de sus funciones, con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de ZFP.
14) Cumplimiento de controles y procedimientos previstos en el SARLAFT de la compañía incluyendo consulta en listas de información.
15) Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier irregularidad aduanera, cambiaria o tributaria u operación sospechosa que se detecte dentro del desarrollo de su relacionamiento con la empresa.
ZFP, entiende que los datos personales de los PROVEEDORES o CONTRATISTAS y de los terceros que ellos aporten, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión de la actividad o servicio encomendado, así como también las referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente política.
6. FINALIDADES PARA TRABAJADORES DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
Los datos personales captados de TRABAJADORES DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES que se requieran para la ejecución de las actividades contratadas a su empleador, se tratarán para aplicar las siguientes finalidades:
1) Evaluar cuando se requiera el cumplimiento de las obligaciones laborales del contratista frente a sus trabajadores.
2) Evaluar la aptitud médica del trabajador para desempeñar a cabalidad sus funciones sin poner en riesgo la seguridad de las instalaciones.
3) Adelantar los controles y registros correspondientes asociados al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y las políticas de seguridad física de la compañía.
4) Adelantar los procesos de atención de emergencias cuando así se requiera.
5) Monitorear y utilizar las imágenes e información que se capte a través de sistemas de videovigilancia y Biometría con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
7. PROSPECTOS COMERCIALES Y CLIENTES.
Los datos personales captados de PROSPECTOS COMERCIALES Y CLIENTES se tratarán para aplicar las siguientes finalidades:
1. Registrar los datos personales como PROSPECTO COMERCIAL o CLIENTE en las bases de datos, archivos y sistemas informáticos de ZFP.
2. Realizar una evaluación como CLIENTE POTENCIAL.
3. Analizar los diferentes riesgos asociados a la vinculación con EL CLIENTE O PROSPECTO COMERCIAL.
4. Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas con ZFP.
5. Contactar con el PROSPECTO COMERCIAL o CLIENTE cuando así lo solicite.
6. Convocar al PROSPECTO COMERCIAL o CLIENTE para que asista a las reuniones o eventos que desarrolle ZFP, entidades gubernamentales o entidades aliadas.
7. Utilizar las imágenes y videos captados en las reuniones o eventos que desarrolle la ZFP, como soportes ilustrativos en los informes físicos y digitales que elabore, así como también en las publicaciones que se realicen en redes sociales y/o página web de ZFP.
8. Proveer, procesar, completar y darle seguimiento a los bienes y/o servicios adquiridos y/o contratados.
9. Realizar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones financieras como CLIENTE.
10. Enviar a través de correo electrónico o de cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente conocido o por conocerse, información relativa a los estados de cuenta de los bienes y/o servicios adquiridos con ZFP.
11. Enviar por cualquier medio físico o electrónico (correos electrónicos, sms, mms, mensajería instantánea, etc.), conocido o por conocerse, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los servicios prestados por ZFP y asuntos de interés relacionados con el régimen franco, aduanero y de comercio exterior.
12. Transferir información a las autoridades administrativas que así lo requieran en razón de sus funciones, con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de ZFP.
13. Cumplimiento de controles y procedimientos previstos en el SARLAFT de la compañía incluyendo consulta en listas de información.
14. Reportar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier irregularidad aduanera, cambiaria o tributaria u operación sospechosa que se detecte dentro del desarrollo de su relacionamiento con la empresa.
8. VISITANTES
ZFP almacena las videograbaciones de las personas naturales que ingresan las instalaciones de la Compañía, entendidas como datos biométricos. Asimismo, ejerce controles de registro de ingreso de equipos, vehículos y demás. El tratamiento de estos datos personales tiene como finalidad cumplir con las políticas de seguridad física de la compañía y los controles correspondientes en el marco del régimen franco y aduanero.
Como titular de información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y, sólo en los casos en que sea procedente, a suprimirlos o revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
Si requiere mayor información para conocer nuestra política de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, consulte aquí.
Si desea presentar una consulta, reclamo o petición de información relacionada con la protección de datos personales puede realizarla vía correo electrónico dirigiendo su comunicación a la siguiente dirección electrónica: protecciondedatos@zonafrancapalmaseca.com.co o dirigir su comunicación física a la dirección de domicilio de ZFP ubicada en: Contiguo al Aeropuerto Alfonso Bonilla Aragón, Corregimiento de Palmaseca, Municipio de Palmira (Valle). Deberá incluir en el “asunto” de su comunicación el término “CONSULTA O RECLAMO DE HABEAS DATA”.
En caso de requerir información sobre el ejercicio de sus derechos como titular ante ZFP, también podrá comunicarse a la línea +57 (602) 6511111 Ext. Coordinación Jurídica.